嶺南大學 (Lingnan University),簡稱嶺大,是香港法定公立研究型大學。該校以「作育英才,服務社會」為宗旨,致力實踐博雅教育的模式,將前沿研究與教學相互結合,建構一個充滿活力的學術環境,推動師生走向知識前沿。

Lingnan University Email Ai Award

高等教育的挑戰

1. 大量的教務郵件查詢

嶺南大學教務處每天面對來自本地及海外的大量入學申請及現有學生教務事宜。在使用GenAI電郵自動化系統前,嶺南大學教務處每年處理超過70,000封電郵。該處前線職員會首先分類和篩選電郵,然後將其轉發給負責職員作出跟進。為提高服務效率,嶺南大學教務處與 Set Sail AI 一同建立 GenAI 電郵自動化系統,以應對現有學生及不同國家和地區人士的大量郵件查詢。

2. 由人力跟進到善用自動化處理大量查詢

以往,嶺南大學教務處需逐一回應郵件查詢及不同格式的附件,這不但需要花費時間,在招生及新學期高峰期時也增加了隊伍的工作負擔。

GenAI Email Automation in action

嶺南大學教務處現時使用 GenAI 電郵自動化系統,整合 GenAI 到統一收件箱,方便職員利用自動化 AI 功能來有效地與查詢人士互動。

GenAI 電郵自動化系統的優勢

1. 自動分類訊息種類,迅速回覆常見問題查詢

自2024年4月起,嶺南大學教務處引入的 GenAI 電郵自動化系統自動化處理電郵。系統會根據電郵的內容自動進行分類,提供簡明摘要、草擬回覆,同時按行文語氣及其他相關條件評估緩急優次。同時系統亦會自動提供相關最新資訊及利用嶺南大學教務處已核實的內容和溝通指南來處理電子郵件,讓職員只需核實或編輯回函草稿,便能完成處理相關電郵,減輕他們的工作負擔。

2. 善用先進的 AI 模型,輕易精準了解電子郵件上文下理及附件

此外,GenAI 電郵自動化系統利用先進的文件 AI 模型,它可以理解複雜的電子郵件附件 (PDF、Word 文件、Excel、PowerPoint),並將其內容情境化。在處理多方面電子郵件任務時,展現出非凡的處理效率,電子郵件回覆時間縮短達40%。

3. AI 自我訓練,人性化管理電郵系列

GenAI 電郵自動化系統透過自我訓練理解電子郵件中的多個主題或內容的情緒表現,並使用各種範本自動起草人性化內容的電子郵件,有效地與現有學生及不同國家和地區人士保持長期聯繫,改善整體溝通流程。

自系統投入服務以來,已處理了逾5,000封電郵。根據內部調查,現時處理電郵所花費的時間大大減少了40%。這不僅加強了教務處的工作效率,亦為職員提供了學習新技術的機會,應對更複雜的職務。

ICT 智慧商業獎

嶺南大學教務處憑著引入新開發的 GenAI 電郵自動化系統,於50多個參賽機構中脫穎而出,成功獲得「2024香港資訊及通訊科技獎:商業方案獎(商業及公營機構)獎」的優異證書。此項目設有金、銀、銅獎及一項優異證書,GenAI 電郵自動化系統在此項目中位列前四。頒獎典禮於2024年11月22日舉行,由教務長章慧芳女士、教務處代表陳仲佳先生、助理經理關瀚明先生及 Set Sail AI 聯合創辦人黃啟剛先生接受優異證書。

Award recipients

嶺南大學教務長章慧芳女士 (左二)、教務處代表陳仲佳先生 (右二)、關瀚明先生 (左一) 及 Set Sail AI 聯合創辦人黃啟剛先生 (右一) 接受2024香港資訊及通訊科技獎優異證書。

「我們對此深感榮幸,並表示這肯定了團隊所付出的努力及成果,以提升教務處管理電郵方面的效率,亦印證了教務處一直秉持為各方提供優質服務的承諾。」- 嶺南大學教務長 章慧芳女士

「香港資訊及通訊科技獎」是香港一項最具認受性的資訊科技獎項,旨在表揚及推廣優秀的資訊及通訊科技發明和應用,以鼓勵香港業界精英和企業不斷追求創新和卓越,謀求更佳和更具創意的方案,滿足企業的營運需要,造福社會。

關於香港嶺南大學教務處

嶺南大學教務處主責處理本科生入學申請、學生註冊、科目註冊、評估考試等事宜,亦積極推廣嶺大及其本科學位課程至本地中學及大專學院的學生、家長、教師及其他教育工作者。

(更多關於嶺南大學教務處: https://www.LN.edu.hk/cht/reg)

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